Quest’estate, un pomeriggio verso le quattro e mezza, mi squilla il telefono. È un amico commercialista, uno che l’informatica del suo studio se l’è sempre gestita da solo, con competenza, perché di computer ci capisce davvero. Ma stavolta la voce è diversa: “Davide, il portatile non parte più”. Ha provato F8, F11, tutte le combinazioni che conosce. Niente: è come se il disco con Windows fosse sparito. “Portamelo qui in ufficio che lo analizziamo”, gli dico. E mentre riaggancio mi torna in mente quante volte ho già visto questa scena.
Due dischi, un solo computer
Mezz’ora dopo è da noi. Accendiamo il portatile e il logo del produttore resta fisso sullo schermo per dieci minuti buoni. Lo spengo, lo apro. Dentro ci sono due dischi: un SSD con Windows, i programmi e il lavoro, e un secondo disco da 1 TB dove ogni tanto finiva una copia dei dati. Smonto l’SSD, lo infilo in un adattatore USB, lo collego a un altro computer. Non viene rilevato: è andato. Il mio amico è sbiancato.
Ma il problema vero non era il disco guasto. Il problema gliel’ho letto in faccia, e le sue parole me l’hanno confermato: “Ogni tanto faccio una copia da C a D”. Ogni tanto. Due dischi dentro lo stesso portatile, e nessuna copia che partisse da sola. Non era un sistema, era un gesto.
I segnali che nessuno ha il tempo di ascoltare
Poi, parlando, salta fuori la parte che mi ha colpito di più: quel disco aveva avvisato.
Da qualche giorno la copia del file di posta, il .pst di Outlook, finiva in errore. E il computer era diventato più lento del solito, di quella lentezza che non blocca niente ma che uno nota. Detti così sembrano due fastidi qualsiasi. Sono invece i due sintomi classici di un disco che sta cedendo: le copie si fermano perché ci sono blocchi che non si lasciano più leggere, e tutto rallenta perché ogni lettura sbagliata viene ritentata decine di volte prima che il sistema si arrenda.
Solo che era luglio, e parliamo di un commercialista con le scadenze addosso e la testa in cento posti. Chi ha il tempo di fermarsi, in mezzo alle dichiarazioni, per ascoltare un disco che si lamenta? Non è distrazione: è che il segnale arriva sempre nel momento peggiore per raccoglierlo.
E quei due sintomi erano soltanto la parte che si vede. Ogni disco moderno tiene un registro di autodiagnosi, si chiama SMART, dove annota i propri parametri di salute: settori riallocati, errori di lettura, celle consumate. Quei numeri cominciano a peggiorare giorni prima che l’utente si accorga di qualcosa. Il guaio è che per leggerli bisogna sapere che esistono, e poi mettersi a controllarli tutte le mattine.
Quando anche il piano B chiede una password
Gli preparo subito un altro portatile, uno dei muletti che teniamo in magazzino già pronti con Windows e i programmi da ufficio. Creo un utente per lui e collego il disco D, quello delle copie occasionali, per recuperare il recuperabile.
E qui arriva la seconda doccia fredda. BitLocker, il sistema di cifratura di Windows, fa esattamente il suo mestiere e ci chiede la chiave di ripristino: quarantotto cifre. Quella chiave non la ricordava nessuno, e nessuno ricordava nemmeno di aver acceso la cifratura.
E qui la giornata cambia, in un modo che vale la pena sapere. Quando Windows attiva BitLocker su un computer collegato a un account Microsoft, la chiave la archivia da sola dentro quell’account, nella sezione dei dispositivi. Da lì si copia in un minuto, a patto di sapere in quale account guardare: negli anni se ne aprono diversi, e la parte lunga della giornata è stata proprio ricostruire quali fossero e provarli uno per uno. Alla fine saltano fuori le chiavi di tutti e due i dischi, il D e anche il C. Il disco D si apre.
Cosa è rimasto, e cosa no
Dentro non c’è un backup ordinato né recente, ma è comunque meglio di niente. Nelle settimane dopo il mio amico è andato a cercare in ogni posto dove negli anni fosse finita una copia di qualcosa, e per fortuna era parecchia roba: la maggior parte del lavoro l’ha rimessa insieme.
Non tutto, però. Alcuni archivi di posta e i dati di un gestionale che nessuno aveva mai incluso nelle copie non ci sono più, e non ci saranno mai più. Qualcosa ricostruirà dai messaggi scambiati con i clienti, il resto è semplicemente andato.
È la parte della storia che non si aggiusta. Il backup dei dati aziendali non è una cosa che si fa ogni tanto, quando ci si ricorda: è un processo, e un processo o parte da solo e viene controllato, oppure non esiste. Due dischi dentro lo stesso portatile muoiono nello stesso incidente, e vale per il computer di un professionista come per il server di un’azienda di cento persone: cambia la dimensione del danno, non il meccanismo.
Il guanto da forno
Il seguito è la parte che preferisco. Qualche settimana dopo ci siamo seduti a fare il discorso che in tanti anni non avevamo mai fatto, e questa volta davanti avevo una persona diversa: non più quello che l’informatica se la gestiva da solo, ma uno che si era scottato, e che ascoltava.
La prima cosa è la più noiosa: un backup dei dati aziendali che parte da solo tutte le notti, si controlla da solo e tiene una copia fuori dallo studio. La seconda è quella che l’ha convinto davvero, e non perché sia la più grossa: perché è la più concreta. Sui computer che seguiamo c’è un piccolo programma che legge i parametri SMART tutte le notti e manda l’allarme a noi invece che al cliente. Se ci fosse stato a giugno, quel disco lo avremmo cambiato in un pomeriggio concordato, con il lavoro ancora tutto al suo posto. E poi c’è il dettaglio che quella mattina avrebbe cambiato tutto da solo: nello stesso posto finiscono anche le chiavi di BitLocker di ogni macchina. Sarebbero state a portata di mano in dieci secondi, invece che sparse in una decina di vecchi account da ritrovare a tentativi.
Nessuno mette il guanto da forno prima di essersi bruciato almeno una volta. Con i dati, però, la bruciatura non passa: i dati non si perdono il giorno in cui muore il disco, si perdono nei giorni prima, quando il disco lo aveva detto e non c’era nessuno ad ascoltarlo.
Se leggendo questa storia ti è venuto un dubbio su come vengono salvati i dati della tua azienda, parliamone.
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